我是1996年開始進入部隊團、師、集團軍和軍區機關的，然後轉業到市政府機關，在機關工作超過了20年，無論是部隊機關還是地方機關，大家一説起機關，總覺得機關裏大有“機關”，做人做事要會“混”，或圓滑世故，或趨炎附勢，或拉攏關係。但不可否認的是，公文寫作是機關裏的基本功，一個完全靠“混”的人，只能幹一些跑跑癲癲的事，上不了層次、幹不成大事、更不會有大的發展。擔任過文字工作的同志都深有感觸，文章一旦寫起來就有各種頭痛。下面，我就以一個老機關的身份講一講機關公文的寫作體會。
目的，是文章的靈魂。每篇文章都有自己的寫作目的，機關公文更是有明確的目的指向，否則寫出來幹嘛呢？只有清楚地瞭解文章的寫作目的，才能從合適的角度切入，才能文體寫對、意思寫準。
寫作目的是文章寫作的出發點，是文章總體面貌的決定性因素。那麼什麼是寫作目的呢？簡單地講，是寫作者想要在文章中表達的主題、內容和思想。也就是説，其寫作目的不可能是無緣無故的、任意的發生的，必定有把文章寫出來的目的性。不管寫什麼文章，根本的目的是要記錄自己的思想。機關公文的目的性更強，我歸納為三個方面：
一是介紹情況，比如工作信息、情況報告、會議紀要等，就是要告訴大家一件事，這類文章佔了絕大多數。
二是説明原委，比如請示、報告類文章，一定要把事情的原由寫清楚，讓上級知道事情來龍去脈。
三是提出建議，也就是提出解決問題的辦法，方便上級決策，比如調查報告、意見建議、提案等都是這類。簡單地講，寫文章的目的就是三句話：是什麼，為什麼，怎麼辦！只有搞清楚這三條，寫出來的文章就會有用，否則就是廢話。
搞清楚了為什麼要寫，就要選準切入點，圍繞目的展開來寫。通常按照事物的發展邏輯順序來展開全文，由表及裏，由淺入深，從整體到局部加以敍述。目的明確了，你的文章才會句句不離其宗，才可能直奔主題，才能做到言簡意賅，而不會“王顧左右而言他”。
寫作目的與閲讀對象是相輔相成的。讀者想看什麼，想知道什麼，想了解什麼，想決策什麼，就是你寫作的目的。機關公文不是作者的內心獨白，機關公文通常不是起草者本人的身份，大多數時候是代表單位來寫的，所以機關公文存在三種文體：上行文、下行文和平行文，這也是根據閲讀對象來區分的。
上行文，即下級向上級、下屬對領導的行文，閲讀對象就是領導，語氣、文風就要像個下級的樣。行文時用語就不能隨便出現“必須”“要求”“應該”等詞和讓上級做事、向上級提要求的語句、語氣。是請示報告性的口氣，如請示、報告、建議、提案等文種。
下行文，即上級對下級、領導對下屬的行文，閲讀對象就是下級、部屬，那口語就要嚴肅點，通常是讓下級做事的、落實的、改正的、學習的等，是指令性口氣。如通知、通報、意見、批覆、命令等。
平行文，即平級機關之間、或沒有隸屬關係的機關之間的行文，都是平行文，文種主要有：函、紀要等。平行文的語氣通常是商量的口氣。
搞清楚了對象，你就要站在閲讀對象的角度來思考該怎麼寫。你寫的東西能不能讓Ta看明白，你一定要把Ta當“白痴”，如果“白痴”也看明白了，你的文章就寫明白了。千萬不要以為自己明白、對方一定就會明白，甚至連自己都沒有搞明白，還想寫得讓對方看明白，這是不可能的。“於己昏昏，焉能使人之昭昭”就是指這類現象。這方面尤其是體現在專業領域的文章，包括一些法律法規，領導不一定都知道具體條文，就得解釋清楚。因為聞道有先後，術業更是有專攻。
文章是作者思想的反映，決不能把寫作技巧當作寫文章的法寶。大家都看過武俠小説吧，內功深厚的人總比招式繁多的人厲害多了。俗話説“巧婦難為無米之炊”，講的就是內容要比技藝重要。很多人寫文章第一件事是百度或者去找過去的同類稿，結果思想、思路全被套牢了，文章寫出來沒有一句是自己的，東拼西湊，不知所云，全是正確的廢話，與主題搭不上多少界。
那怎麼去想呢？前面已經講了寫文章要搞清楚目的和對象，你就圍繞這兩個來想。
一是着眼目的，倒着想。也就是逆向思維，從目的反推過來，你先把事情最終要做到最完善的狀態是什麼想出來，或把大目標分解成若干個小目標，或把實現目標的若干個途徑分析出來，這樣大就化小了，原則的就變具體了，文章就能破出細節和條理來了，寫的時候也不會跑題了。
二是圍繞對象，換位思考。也就是讀者想知道什麼，你就寫什麼；讀者想知道原委，你就説明白；讀者想要的答案，你就告訴他。還是那句話：把你的閲讀對象當“白痴”，讓“白痴”看懂的文章才是真正的好文章。
“想明白”是件不容易的事。文章有沒有思想，上不上層次全在這裏。這是要靠學識積累的，那麼平時怎麼去積累呢？最關鍵的是要去總結歸納事物的特點規律，這是一個重要的思想方法，學會了抓事物的特點規律，就能夠對紛繁複雜的事物迅速理出條理，抓住要害，層層剝皮。這確實需要學識的積累和歲月的歷練，但掌握方法很重要。“心學”大師王陽明説：學思踐悟，知行合一。就是要把學習、思考、實踐、感悟四者結合起來。寫文章是對工作最好的思考總結，實際工作落實到紙上是完全不一樣的。所以，平時工作中要經常去思考、去總結、去提煉、去動手寫一寫，慢慢地就會掌握一些如何抓特點規律的方法了。
有句話叫“文無第一，武無第二”。就是説寫文章誰也不敢自稱第一，從屈原、李斯、李白、杜甫、到魯迅、莫言，沒有一個文學大師敢自稱天下文章第一。有個成語叫“才高八斗”，是指曹植，那也是謝靈運評價的，曹植也不敢自封。有人問謝靈運天下誰最有才？謝説，如果天下讀書人共有十鬥米那麼多的話，那曹植一個人就佔了八斗。那人再問：那剩下的二斗呢？謝説，我可以分得一斗半，餘下的半鬥就天下人分分了。“才高八斗”的成語就是這麼來的。這是謝靈運無比崇拜曹植、也是無比自負的表現。謝靈運如此推崇的曹植確實有高才，就以《七步詩》來説，那真是絕了。我不得不展開説一下。曹操死後，曹丕繼魏王，害怕弟弟曹植爭位，就準備加害他，要求以《兄弟》為題、七步成詩，且詩中不能出現“兄弟”兩字。現場考試，不行殺頭。曹植踱了三步就開始吟了：“煮豆燃豆萁，豆在釜中泣。本是同根生，相煎何太急？”曹植用豆子與豆萁（杆）比喻兄弟，又可憐兮兮地哭着求情（豆在釜中泣），倒逼哥哥曹丕作為一國之君也不要太殘忍了。史書記載曹丕聽了“深有慚色”。曹植取譬之妙，用語之巧，意思之淺，無需解釋，確實配得上“才高八斗”。
我講這個成語故事，就是想告訴大家，寫作技巧是一定要掌握一些的。有人擅講，有人擅寫，但通常擅講的人不一定擅寫，而擅寫的人通常能講。那麼有哪些技巧呢。我從機關公文的角度歸納為六個字：虎頭、豬肚、豹尾。
1.虎頭。虎頭就是文章的標題、第一句話、第一個段落就要死死抓住讀者，“先聲奪人” “虎虎生風”，讓人看了非讀下去不可。機關公文講究簡明，領導時間有限，不能囉嗦半天還不知道你在寫什麼、報告什麼。很多領導看文章通常會“掐頭去尾”，就是因為沒有寫好“虎頭”。明太祖朱元璋為什麼要制定“八股文”的規矩，就是煩透了大臣的奏摺，前面部分全是歌功頌德的廢話，看了老半天還沒有切入正題。所以“虎頭”的要領是開門見山、直奔主題。我們平時看報紙、看博文、看客户端，很討厭標題黨，但你不得不服“標題黨”提煉的標題還真能吸睛。一個好的標題，確實可以不看全文，就可以讓人明白全文要説什麼。比如我剛到單位的時候，同事起草了一個文“關於給×××同志增加勞酬的請示”，一看標題沒毛病，但總覺缺一點。我改為：“關於按最低標準為×××發放勞酬的請求”。這裏加了“按最低標準”一詞，把“請示”改成了“請求”，這樣標題有了情感，領導一下就批了。再舉一個例子，很多人開頭第一句都喜歡用：以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、習總書記系列重要論述為指導，認證貫徹省委第×次委員會精神和×××書記的重要講話、按照市委×次委員會提出的目標任務和要求……你看看，如此下去，我們的村長還能好好講話嗎？我們的基層還怎麼寫機關公文嗎？所以，你能不能第一句就直接講正題，而且讓讀者知道很重要，就要下功夫去琢磨，正所謂萬事開頭難啊！
2.豬肚。肚子裏要有貨，文章才有思想內涵。也就是“言之有物，言之有理，言之有情”。先講“言之有物”，就是你對事情的來龍去脈要搞清楚，要信息量大，善於抓住細節中的亮點，要看事物的結果、來反推事物的發展過程，通過這樣的方法去了解事件的來龍去脈，也就是一定要把事件的主線理出來，把關鍵細節找出來，把工作的亮點或問題抓出來，這樣言之不可能無物，這樣A事物就是A的特徵，不會ABCD在文章出來是一個事物。再講“言之有理”，這“理”是什麼呢？是法律法規所規定的硬道理，是公道自在人心的軟道理，是立足為人民羣眾辦實事的大道理，是符合事物動態發展規律的新道理。這裏我們習慣把領導的指示當道理，這在文章中是很要不得的。這個“理”要出自有“據”，也就是事實依據，用數據説話，這樣的“理”才能讓人信服。最後是“言之有情”， 大家不要以為機關公文都是乾巴巴的，冷冰冰的，好的文章總是有血有肉有情的、聲情並茂的、打動人心的。機關公文在言之有物、言之有理之後，真正出彩的地方肯定是以情打動人，這需要通過文字來感染，也就是我們常説的文采了，遣詞造句的水平就體現出來了，語法語句的駕馭能力就體現出來了。但無論如何，絕對不能“以詞害義”，千萬不要“造詞”。從小學開始，老師就讓我們“造句”，沒有要我們“造詞”吧，很多新手寫文章為了標題對仗或語言工整去硬湊四六句，逼着自己去“造詞”，結果還真造出來了，自己還很得意，其實你已經犯了“以詞害義”的錯誤。要記住無論如何表達，把意思講明白、講準確永遠是第一位的。“兩句三年得，一吟雙淚流”，“一聯如稱意，萬事總忘憂”，這樣煉字鍛句的境界，就是這麼來的，不是你分分秒秒就可以造出來的，這個要功底，更要用心去琢磨。
3.豹尾。豹子的尾巴是很厲害的，掃到一下不得了。寫文章也一樣，有一個精彩的收尾，可以讓文章立即拔高很多，回味無窮，發人深省。那麼文章的結尾應該怎麼寫呢？一是總結歸納式。也就是採取總結全文的方式，把最核心的觀點或最重要的工作拎出來歸納一下，重申一下，強調一下。通常的寫法是：綜上所述，要圍繞×××目標，把握×××關節，採取×××措施，達成×××效果。這種方式通常在下行文中用。二是表明態度式。這種方式通常是上行文中使用。在請示報告事項完畢後，表明一個進一步落實或改正的積極態度，語氣一定要誠懇，態度一定要堅決，千萬不能給上級、給領導出難題，要少提或不提困難，要多想辦法，立足自身解決問題。三是展望未來式。這在上行文、下行文和平行文中都可以用。通常是對事物將來的發展提出振奮人心的號召、期待，也就是良好的願望等。比如以“雄關漫道真如鐵，而今漫步從頭越”，引出下文。
我選取了幾種最為常用的文體，給大家介紹一下各種文體在寫作時需要掌握的一些要領。
工作信息是工作結果的反映，這個結果有兩層意思：一是行為結果，二是思想結果。説穿了是行為亮點的反映，而不是行為過程的反映。因此，在寫工作信息的時候，事件的過程恰恰不是重點、要略寫，事件的亮點（也就是行為結果和思想結果）才是重點、要詳寫。具體寫法是按事件發生的邏輯順序，用行為思想來貫穿全文，順帶就把行為過程給説出來了。
信息中常見的元素有：時間、地點、由來、結果、下步展望等五大要素。信息通常又分為活動類信息和會議類信息兩種。活動類的寫法，要圍繞工作目的，把所做的動作亮點寫出來，要寫得高大上。會議類的寫法，重點是在領導的講話，要能簡潔明瞭地概括出領導講話的含義，抓住領導講話的重點。
工作信息全文一般在2頁以內，極特殊也不超過3頁。
請示是下級向上級提出一個問題，請求一個答覆的公文。請示必須一事一請，同時上級要有請必復！注意：是一個問題，不能兩個以上不相干的問題，更不能在一個請示中搞一堆問題。同時注意：上級收到請示，必須給予明確答覆，要麼同意要麼否決，沒有第三種批覆答案，絕對不可以擱置；而且用同一種方式或更嚴肅的方式回覆。比如：下級是正式報書面請示的，上級也要用書面回覆，不能來個電話回覆了事。如果下級是電話請示，上級通常用電話回覆，如果事情重大、也可書面回覆。
你寫請示的目的肯定是要想上級同意，那麼怎麼樣才能做到只要請示上級一定能同意呢？把握好三條：一是於法有依據，也就是法律法規明確規定這事要辦，目前我們還沒辦，你説領導你批不批？相信領導肯定會批！二是人民有期待，法律雖沒要求，但請示的事是為民請命、為人民服務的事，為單位發展的事、為部屬謀福利或解決困難的事，相信領導也肯定會批准。三是上級有指示，上級級別越高、領導官越大越有用，特別是要限期解決的問題，通常這樣的請示很快就能批准。這三條最好都具備，那肯定沒問題、絕對會批准；然而事事很難做到三條同時具備，要儘量做到具備兩條，至少也要具備一條，否則你就別寫請示，因為肯定通不過的。
總結通常有綜合性工作總結（比如年終總結），也有專項工作總結。無論什麼總結，通常按三部分寫：基本情況，工作特點，下步打算。這也是新手上路比較穩妥的、中規中矩的寫法。高手可不這麼死板！高手通常在開篇第一段就抽象的歸納出這個總結的靈魂思想或超級亮點，然後分條目、按事情的邏輯順序或重要性排序來寫。這個條目就是一級標題，這個標題必須亮眼，一看就知道工作成果，一看就知道這條是什麼內容，一看標題就想看全文。
這個一級標題怎麼提煉出來呢？新手通常是：領導重視，組織有方，大家努力，成績顯著……什麼工作都可以用這幾句話來套，這樣的標題一看就反胃，一看就沒用心總結，一看就是應付差事的。標題的提煉一定是對工作進行深入的思考和歸納，一定要抓出工作中最亮的地方、最出彩的地方：
一是可以量化的工作，有評比結果的工作。比如同類工作全省各市有評比；沒有評比的、如掌握數據的話你用數據來分析排名，這是橫向比。也可以縱向自己比，今年跟往年比，現在跟過去比、同期比，等等。反正你要進行比較，否則哪能有高低？沒有比較，哪有傷害？
二是羣眾有叫好的工作，媒體有報道的工作。比如去年我們市的電影工作在機關黨報上登了16篇，其中頭版6篇，中國電影報上2篇，人民日報1篇，你説説工作幹得好不好？不言而喻嘛！再比如今年組織放映員業務培訓和比賽，拿五一勞動獎章、評市勞模，你説這事好不好？這叫“喊破嗓子，不如做出樣子”！
三是上級有表揚的工作，同行有讚譽的工作。上級表揚不用多説，上級都説好了，你不在總結中説，那你寫什麼總結？但要注意，領導説好通常是鼓勵性的話，你要正確理解，不能把領導期望性的話當作肯定性的話，一定要準確理解，且儘量用領導的原話，絕對不可以故意給自己臉上貼金而曲解領導的原話。因為你的總結給領導會看到的，他不認你寫的話，你這不是自找麻煩嗎？再説同行，同行説你好是很難的，同行是冤家嘛！但同行來參觀、來學習，這樣本身就是肯定，所以完全可以來説明工作成效！比如，那麼多省內外城市的兄弟單位來我們監測站學習、考察，這本身已經很説明我們在業界的影響力和工作成績了。
如果以上幾條，你一條都沒有沾邊，那你這個工作是沒有亮點、只有缺點的，沒有成績、只有問題的，沒有經驗、只有教訓的，那你就好好寫總結教訓吧，那你真要好好反思工作是怎麼幹的了？從來沒有無中生有的總結，從來沒有沒幹的工作你敢説乾的，從來沒有沒取得的成績你敢説成績顯著的。當然，大量是平淡的工作、事務性的工作，那麼你就用工作量來反映辛苦吧。總之，總結總結，一定要從總體上來歸納梳理工作，通過總結來反思工作得失，為今後開創工作提供借鑑和思路！
如果你掌握了前面幾種文體的寫法，那你可以學着寫“領導講話稿”了！因為領導講話稿是最難寫的，因為你不是領導本人，因為你還年輕嘛。殘酷的現實是，你不光要寫，還要寫得讓領導滿意，那怎麼才能做到呢？
一是跟隨思維。領導看什麼書，你馬上看；領導抓什麼事，你立即瞭解；領導説什麼話，你趕緊記下；領導有什麼指示，你抓緊落實。一句話，也就是跟着領導好好學，領導叫幹啥就幹啥！
二是同步思維。領導思考的事你也同步在思考，領導一説你就能明白、而且可以一起討論。
三是超越思維。領導沒想到的事，你先想到了，你還能提前向領導提出建議；領導説一，你能舉一反三，豐富發展；領導沒叫你辦，你已經辦了，而且辦得領導滿意。
掌握一個小技巧：領導讓你寫材料，你兩眼一抹黑的時候怎麼辦？這時候，你要迅速想出幾點，跟領導討論一下。哪怕很不對路，很不成熟，你也要通過這樣的方式套出領導的想法，只要他開口跟你説了，文章就有了領導本人的思想基礎。平時要擅於把領導在各種場合，零碎的想法，隻言片語，圍繞同一事件進行歸籠，並系統化、條理化。這樣子長時間積累下來，你寫出來的東西就慢慢對領導的胃口了，也慢慢會象領導本人在講話了。
領導講話稿六大忌諱：違背法律講政策，不提上級講個人，脱離羣眾講親民，風文不符合領導的講話風格，寫長句領導念得結結巴巴，用生僻字領導不認識。
通知、指示等屬於指令性公文，指令性公文一定要告訴大家怎麼做，時間、地點、人物、任務、要求等五要素一個不能少。以前我們當參謀的時候，專門有要求，必須左手接電話，因為右手要拿筆來記的。現在還要增加一個聯繫人及聯繫方式，因為如果有記不清的還可以倒問過去。指令性公文要素不能缺、文意不能模稜兩可，也就是要想得特別細緻，讓下級能清楚地執行，指令下去後如果沒人來詢問就説明寫到位了，否則就有問題。
函的寫作竅門是：商量的語氣，互惠的誘惑。因為是平行機構之間的行文嘛，就是有要求性質的意思也要寫得象商量一樣，或者象倡議一樣。
