觀察動機：截至今年6月底，市、區縣存檔機構管理人事檔案共計171萬份，而面對如此龐大的人事檔案，一方面存檔人員抱怨紙質檔案調來調去太麻煩，一方面存檔機構嫌紙質檔案太佔地兒。面對北京城近兩百萬份的紙質檔案，頻繁查閲轉移中丟失、損毀時有發生，甚至還會被篡改，建立統一的電子檔案系統已經迫在眉睫。
目前本市各區縣存檔機構正在將傳統的紙質檔案電子化。電子化後如何保障檔案安全、如何保障個人隱私不被泄露，以及將給檔案管理帶來哪些變化?北京青年報記者對此進行了調查。
本市171萬份由市、區縣存檔機構管理的人事檔案將實現電子化，全市統一的檔案查詢系統也將正式上線。昨日，北京青年報記者從市人事檔案管理部門瞭解到，本市各區縣存檔機構人事檔案的掃描工作正緊鑼密鼓地進行中，不少區縣掃描完成的檔案數都超過了10萬份。
檔案庫“用地”緊張日益凸顯
據統計，將檔案存放在本市市、區公共管理檔案機構的，截止到今年6月底，數據為171萬份，不可不謂之“海量”。而在諸如辦理生育證、出生證、學歷證明等等，都需要由存檔機構開具相應證明。而對於這些業務的辦理，存檔人員有着諸多微詞：去開個證明，通常都要等很久，好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來，還得一頁一頁翻。
而另一方面，存檔機構面對不斷增加的存檔數量，不少區縣的檔案庫雖然一再擴容，但還是出現“用地”緊張，有的甚至還要外租場地。在市人力社保局2014年財政預算表中，市勞服管理中心就開列出檔案庫房租賃費 55萬元。而對於存檔大户朝陽區職介中心來講，從2008年底至去年底，5年的時間裏實存檔案數就增加了5萬份，2009年起新增了100平米的檔案庫很快又要告滿。
百萬份檔案正在掃描
就檔案電子化的呼聲，市人力社保局透露，實際上目前各區縣存檔機構對於人事檔案的掃描工作正進行得緊鑼密鼓，一份份檔案材料正在“網”上安家落户。掃描工作完成之後，全市統一的人事檔案查詢管理系統也將上線，屆時全市的人事檔案信息將實現共享。
北青報記者瞭解到，不少區縣級的存檔機構的掃描工作已全部完成或接近尾聲，像朝陽、海淀都有超過10萬份的人事檔案已經有了“電子身份”，而像東城、通州也有了近10萬份的掃描“業績”。同時，人事檔案的掃描正在深入到街鄉社保所，像朝陽區所屬的43家街鄉社保所正在進行相關的招投標工作，18.7萬份失業人員以及退休人員的人事檔案也在靜候電子化。
檔案業務辦理時間縮短至兩三分鐘
提到人事檔案電子化的好處，朝陽區職介中心相關負責人表示，一是優化了辦事程序;二是提高了檔案的安全性。據其介紹，朝陽職介中心存檔近16萬份檔案已經全部完成掃描，以往單位查檔或個人開證明，要先從檔案庫裏調出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時，窗口經常排出長隊來;現在，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關材料便在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內搞定，複雜的也就五分鐘。
現場
檔案中材料
按10項清單順序登記
先將檔案封皮貼上帶有電腦可識別的條形碼，再按嚴格的先後順序將檔案內的材料整理，最後用上平板掃描儀或高速掃描儀，將檔案內容一一轉化成影像材料......日前，北青報記者在朝陽區職介中心的數字檔案管理室中目睹了紙質檔案數字化的全過程。
走進一間不足十平米的屋子，只見屋內的推車裏擺滿了一摞摞新接收進來的檔案，屋內工作人員先是拿出一份檔案，在電腦進行登記後，在封皮上再貼上相應的條形碼之後，就傳遞至檔案分揀人員手中。而這部分“工序”最為複雜：要將檔案中的一頁頁材料按清單順序進行排序。北青報記者看到，清單內包括十大項，第一項即是履歷材料，接下來包括自傳、鑑定考核、審計、學歷學位和專業、政審、黨團材料、獎勵處分材料、錄用或任免、退休等。“這些都得按先後順序進行整理，之後再按順序進行掃描。”工作人員表示，多數的紙質檔案因為經過很多的存放地方，中途又會放入很多新的材料，內容上分類並不清晰，此次電子化也成為對檔案進行重新梳理的契機。
經過梳理的檔案被傳到掃描者手中，對於獨立成頁的材料就被放在高速掃描儀處，幾秒鐘後相連的電腦中就顯示出該頁;對於整冊的材料就“發配”給平板掃描儀，速度稍慢，但也顯示在電腦中。最後，紙質材料重新歸檔加封，掃描槍再掃描，相關內容躍然電腦之上。
人事檔案電子化如何保障檔案安全?
電子化可有效防止檔案被篡改
對於安全性的提升，朝陽區職介中心相關負責人表示，以往人事檔案被頻繁地查閲、轉移過程中，很容易丟失、被篡改，現在檔案不用調來調去，丟失的概率要小。同時，只要有篡改，一對照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為塗改，“以往我們接收檔案時只要內容齊全就會接收，但現在還要進行紙質檔案和電子檔案的對比，一致了才會接收。像我們電子系統上線後，已經發現了兩起塗改檔案，都是將之前未從事過的工種加入檔案以達到提前退休的目的!”
實施電子化後如何保障個人隱私?
查看檔案必須通過網絡設置權限完成
對於市民關心的檔案實施電子化以後怎麼保護個人隱私的問題，市人力社保局表示，實施人事檔案電子化管理後，各相關辦事機構都有不同的權限，查看檔案、增加檔案信息都必須通過網絡設置權限完成，而且對於檔案信息只許增加不許刪改。而對於檔案對個人查詢的放開程度，一定會考慮到存檔人員的心理感受，謹慎推進。
檔案電子化將給檔案管理帶來哪些變化?
三大設想或將改變檔案管理模式
北青報記者在採訪市人力社保局以及各區縣存檔機構時瞭解到，檔案電子化在檔案管理方面帶來較大的變化，他們目前至少有三個方面的設想。
設想一：人事檔案業務可就近辦理
在本市人事檔案管理查詢系統上線後，本市的人事檔案信息將可實現共享，查詢起檔案存放的所在地就變得易如反掌。而既然實現了信息共享，這意味着人事檔案業務將來可能就近辦理。
設想二：人事檔案業務可網上申請
既然檔案實現了電子化，就有可能給每個存檔者或存檔單位生成二維碼，實現業務的網上查詢、網上申請，之後再通過網絡直接發送過去，不用再去現場。
設想三：建立人事檔案館，各區縣對於存檔集體“上交”
既然紙質檔案已經可以泰然“養老”，且所佔空間很大。那就有可能將各存檔機構的檔案歸於一處，成立北京市的人事檔案館，集中存放，既便於管理又省卻諸多麻煩。
對於上述的三點設想，市人力社保局表示都在謹慎考慮之中。
